PRAZO PARA ORGANIZAÇÃO

TIPO DE EVENTO	PRAZO
Congressos internacionais	3 anos
Congressos Nacionais	2 anos
Congressos Regionais	1 ano
Seminários locais	6 meses
Reuniões locais	3 meses
Feiras ou exposições internacionais	3 anos
Feiras ou exposições nacionais	2 anos
Feiras ou exposições regionais	1 ano
Festas ou comemorações formais	6 meses

PARTICIPANTES NA ORGANIZAÇÃO DE UM EVENTO

• Entidade Promotora – responsável pela realização do evento, formada por um grupo de profissionais que dirige uma associação ou sociedade e que é a fonte decisória de todas as ações que visem o objetivo final. A entidade promotora é a que elabora a programação e o temário, indica os palestrantes, orienta sobre o público-alvo, informa o histórico do evento, enfim, fornece ao organizador todos os dados necessários para o seu trabalho. Muitas vezes também dá dicas e suporte para o trabalho de captação de recursos financeiros facilitando a missão do organizador.
• Empresa organizadora – empresa especializada contratada pela Entidade Promotora para organizar o evento previsto por eles.
• Patrocinador – empresas privadas ou organizações públicas que tenham identidade ou afinidade com o evento ou com o perfil do público-alvo. Para tanto, disponibilizam verba para associar sua logomarca a itens promocionais do evento.
• Expositor - aluga um espaço e paga um valor estipulado para durante o período de duração do evento manter um contato constante com seu público de interesse.
• Apoio – geralmente não disponibiliza verba financeira para divulgar sua logomarca junto ao material de divulgação do evento. A sua logomarca dá credibilidade ao evento, reforçando assim o mesmo perante seu público-alvo e patrocinadores.

• Definição das Comissões: esta função é da entidade promotora:

 Comissão Organizadora – geralmente composta pela diretoria da entidade promotora.

Comissão Cientifica – o coração do evento é esta comissão que elabora o programa cientifico.

Comissão Financeira – definição de taxa de inscrição e patrocínios, e controle dos gastos do evento.

Comissão de Divulgação – reforça a divulgação do evento, geralmente seus integrantes são de cidades ou regiões longe da sede do evento.

Comissão Social – organiza todas as atividades sociais; é responsável pela recepção dos convidados especiais; escolha de presentes e elaboração de cartões de Boas Vindas.

INTEGRANTES DE ATIVIDADES CIENTÍFICAS

Coordenador ou Moderador – Pessoa que deve dominar o assunto a ser apresentado pelos integrantes da atividade, a fim de coordenar com mais eficiência. Deve controlar a exposição dos participantes para não ocorrer atrasos no horário pré-estabelecido pelo programa. Pode intervir a fim de garantir que a discussão não fuja do objetivo inicial e para que as intervenções do público sejam oportunas. Caso a plateia não se manifeste no momento do debate, o coordenador deverá inicia-lo e motivar o público para dar continuidade. É função, também do coordenador, fazer a apresentação de cada integrante ao público.

Secretário - a ele compete verificar os certificados dos palestrantes e fazer a entrega dos mesmos. Fazer anotações dos principais tópicos abordados pelos expositores e entregar a assistente de sala no final dos trabalhos.

Painelista/Conferencista/Apresentador – são os convidados do evento, que farão apresentações científicas de assunto pré-estabelecido pela Comissão Organizadora para o público.

Debatedor – em atividades científicas que estimulem ao debate é indicado para temas polêmicos

Relator – para atividades de pequenos grupos de estudos e posterior apresentação da síntese ao plenário maior é o relator quem expõe a síntese

TIPOS DE ATIVIDADES CIENTÍFICAS DENTRO DE UM EVENTO MAIOR

 

As atividades científicas, abaixo relacionadas, são integrantes de um programa de um evento de maior porte, especialmente congressos científicos, cujos trabalhos são enviados previamente para a comissão organizadora, selecionados e aprovados para apresentação.

Pôsteres – apresentações de teses, pesquisas ou metodologias inovadoras através de fotos, gráficos e pôsteres. Cada apresentador recebe um painel fixo para colocação de seu material e há um horário pré-estabelecido dentro do programa do evento para que os demais participantes possam observa-los e fazer perguntas sobre o tema ao autor, que deverá estar ao lado do pôster naquele horário.

Temas Livres – apresentações de teses, pesquisas ou metodologias inovadoras através de apresentações orais, dentro de um limite de tempo não superior a 15 minutos, sendo 5 minutos dedicados a esclarecimento de dúvidas ao público.

Cursos - eventos de grande porte, como congressos apresentam em horários fora da programação oficial, no pré, pós-evento ou à noite, cursos de especialização paralelos, com taxa de inscrição.

 

OUTRAS ATIVIDADES CIENTIFICAS

 

Mesa-Redonda - É a reunião do tipo clássico, preparada e conduzida por um coordenador, que pode ser denominado de presidente e funciona como elemento moderador, orientando a discussão com intuito de não desvia-la do tema principal. Os participantes apresentam seus pontos de vista em torno do assunto em pauta, sendo-lhes destinado um tempo limite para suas exposições (de 15 a 20min).

Após as várias explanações, os participantes são levados a debater entre si os pontos de suas teses, podendo haver a participação dos assistentes na forma de perguntas (por escrito ou oralmente). O êxito da Mesa-Redonda depende em grande parte do coordenador, que tem a missão de conduzir os trabalhos de maneira que os verdadeiros objetivos da reunião sejam atingidos.

 

Simpósio - É um tipo de reunião derivado da Mesa-redonda. Uma de suas características é a participação de especialistas de grande renome. A diferença fundamental entre o Simpósio e a Mesa-Redonda é que, no Simpósio, os expositores não debatem entre si os temas apresentados; os debates são efetuados diretamente com o público assistente, que participa ativamente dos trabalhos.

 

Painel - É outro tipo de reunião derivado da Mesa-Redonda. A diferença entre as duas modalidades é que, no Painel, os expositores discutem entre si o assunto em pauta, cabendo ao público tão somente assistir ao debate sem direito a formular perguntas à mesa.

Conferência - É o tipo de reunião mais conhecido, o expositor, também denominado conferencista, é colocado num plano de destaque e durante tempo limitado (em torno de 50min) fala sobre o assunto previamente escolhido, não há debate com a plateia.

 

Palestra - Menos formal que a conferência. Apresentação de tema predeterminado a um pequeno grupo, que já tem noções sobre o assunto. Necessita de um moderador, se aceita perguntas diretas da plateia. Pode-se organizar um ciclo de palestras.

 

Workshops - Reuniões de trabalho, onde são apresentados cases e produtos e discutidos metodologias de aplicação e problemas relativos à área.

 

Brainstorming – Utiliza-se do cérebro para estimular a produção livre de ideias com vistas à solução de problemas. Grupos de pessoas devidamente orientadas põem-se a emitir ideias sobre uma questão, que vão sendo intercambiadas e aperfeiçoadas sem juízo prévio de valor. Compreendem, entretanto, duas etapas, passando logo depois para uma parte avaliativa. É a fase de criação e depois a de julgamento.

 

Debate – Discussão exclusivamente entre dois oradores, devidamente comprometidos a defender um ponto de vista em torno de determinado assunto, participando a audiência somente com aplausos ou protestos não formais. Ex.: Debate políticos.

 

Teleconferência – Conferencia que utiliza os modernos recursos das telecomunicações para transmissão de dados à distância. Seu formato eletrônico ainda comporta outra sofisticação: o contato direto com o tele-conferencista, através de uma linha de fax intercomunicativa.

Largamente utilizada por organizações educacionais e empresas com rede nacional/internacional, a teleconferência constitui uma grande aliada na discussão de temas e compartilhamento de ideias à distância. Por meio de uma linha de satélite alugada, o DBS (Direct Broadcast Satellites), e um espaço físico apropriado, com tradução simultânea (quando for o caso), pode-se trazer para o grupo reunido qualquer tipo de conhecimento científico ou cultural.

TIPOS DE EVENTOS

 

CONGRESSO - reunião promovida por entidade associativa, visando debater assuntos que interessam a um determinado ramo profissional. Os congressos são de âmbito nacional e internacional. Os Congressos Internacionais podem ser de uma determinada região. Ex.: Latino-americanos, Europeus. Os Congressos Mundiais reúnem países de todos os continentes. Os Congressos são itinerantes, conforme o local sede da presidência, e periódicos normalmente anuais ou bianuais. Dentro de um Congresso vários tipos de reuniões podem ser programadas: simpósios, conferencias, mesas redondas, palestras, cursos, etc. 
JORNADA - reunião de determinado grupo profissional realizada periodicamente com o objetivo de discutir um ou mais assuntos. São Congressos em miniatura, que reúnem grupos de uma determinada região em épocas propositadamente diferentes das reservadas aos congressos da mesma especialidade.
 
ENCONTRO - as características básicas do Encontro são semelhantes às do Congresso, porém com menor abrangência de público; enquanto o congresso reúne todos os profissionais que têm interesse em determinado segmento. Ex.: Congresso de Cardiologia, o encontro reúne somente um segmento. Ex. Cardiologia Clínica, e com período menor de duração.

CONVENÇÃO - são eventos promovidos por organizações empresariais. As convenções reúnem indivíduos de uma determinada empresa. Ex.: Convenções de Vendas; Congraçamento, Comemorativas, etc. O objetivo é a integração das pessoas pertencentes a uma determinada empresa, submetendo-as a certos estímulos coletivos para que possam agir em defesa dos interesses desta.

FEIRA - evento de grande porte, aberto ao público, reunindo estandes de vendas onde diversas empresas comercializam diretamente seus produtos e realizam contatos com sua clientela potencial. Nos grandes centros, uma feira pode ter até 15 dias de duração, com grande divulgação na mídia e comparecimento de público, resultando em importante volume de vendas e negócios.
As feiras normalmente visam um público específico quando profissionais ou são abertas à população em geral quando comerciais. É normal a realização de feiras institucionais paralelas aos Congressos, seminários, Jornadas, entretanto neste caso normalmente não é permitida a venda, somente divulgação de produtos visando venda posterior.

EXPOSIÇÃO - são coletâneas de produtos, objetos, fotografias, documentos, obras de arte, etc. relacionadas a um tema central, visando a divulgação ou venda. Podem ser abertas à visitação de um público determinado ou ao público em geral.
 
SALÃO - é um evento destinado a promover, divulgar e informar sobre produtos, visando criar, entre os consumidores, uma imagem positiva da instituição promotora. Não possui finalidades comerciais imediatas. Seu objetivo principal é a promoção institucional.
 
MOSTRA - exposição pequena e circulante com objetivo de divulgação, sendo assim a mesma mostra poderá ser vista em vários locais e datas sucessivas.


FÓRUM - é um tipo menos técnico de reunião, cujo objetivo é conseguir efetiva participação de um público numeroso, que deve ser motivado. Este tipo de reunião possui um coordenador, que levanta um problema de interesse geral em busca de uma participação da coletividade. O debate é livre e as opiniões são colhidas pelo coordenador, que apresenta sua conclusão, representando a opinião da maioria. Depois de aprovada, transforma-se no objetivo a ser perseguido pelo grupo, orientando seu comportamento.


SEMINÁRIO - consiste em uma exposição verbal para pessoas colocadas num mesmo plano e possuindo algum conhecimento prévio do assunto a ser debatido.

Um seminário divide-se em três fases:

- Exposição – alguém previamente escalado realiza uma pesquisa e apresenta ao grupo;

- Discussão – debate do tema com os participantes;

- Conclusão – documento elaborado pelo coordenador, com o apoio do secretário da atividade, com as recomendações finais da reunião, com a aprovação do grupo.

ORGANIZAÇÃO DE EVENTO CIENTÍFICO

• Definição das Comissões: Organizadora, Científica, Financeira, Divulgação e Social – tarefa da entidade promotora do evento.
• Definição dos Patrocinadores: fabricantes e fornecedores das áreas de abrangência do evento, bancos, companhias aéreas, locadoras de veículos, administradoras de cartões de crédito, planos de saúde, etc. – esta relação é elaborada com informações do promotor do evento juntamente com as indicações da empresa organizadora, esta relação deve ser aprovada pela Comissão organizadora.
• Elaboração do Programa Científico:     

ü  Tema Central,

ü  Convidados nacionais e internacionais

ü  Palestras pré-evento, para divulgação.

ü  Definição de Cursos

ü  Elaboração das Normas para envio de trabalhos.

• Atividades Solenes:

ü  Sessão de Instalação ou de Abertura

ü  Conferencia de Abertura

ü  Inauguração da Exposição paralela

ü  Entrega de Diplomas, certificados e prêmios

ü  Sessão de Encerramento

• Atividades Sociais

ü  Almoços

ü  Jantares

ü  Coquetéis

• Atividades Turísticas
  
           ü  Passeios
           ü  Roteiro para Compras
           ü  Apresentações Culturais e Artísticas
• Atividades Integradas

ü  Exposição Paralela

ü  Visitas Técnicas

ü  Outras

• Elaboração Material Gráfico

ü  Criação Logomarca

ü  Definição dos itens gráficos: folderes (mala direta), cartaz, programa oficial, certificados, pastas blocos e canetas.

• Divulgação

ü  Elaboração do Mailing-list (cadastro).

ü  Plano de Mídia: revistas, jornais, rádio, televisão (convencionais).

ü  Divulgação em Publicações Especializadas.

ü  Assessoria de Imprensa: elaboração de releases, previsão de entrevistas coletivas.

ü  Palestras promocionais.

ü  Internet (via e-mail, site).

• Definição dos locais no Centro de Eventos:

ü  Central de Informações

ü  Midia Desk

ü  Exposição

ü  Central de Inscrições

ü  Sala VIP

ü  Plenárias

ü  Sala de Imprensa

ü  Web

• Serviços que devem estar disponíveis no Centro de Convenções:

ü  Telefone

ü  Internet

ü  Fotocopiadora

ü  Pessoal de Apoio

ü  Telefonia Publica

ü  Equipamentos

ü  Alimentos & bebidas

ü  Estacionamento

ü  Restaurantes & Lanchonetes

ü  Coffee-break

• Suporte & Logística

ü  Sonorização

ü  Fotógrafo

ü  Sinalização

ü  Decoração

ü  Tradução (Consecutiva ou Simultânea)

ü  Limpeza

ü  Segurança

ü  Buffets

ü  Montagem de Instalações (Balcões, secretaria)

ü  Filmagem

ü  Outros.

• Exposição paralela

ü  Planta-baixa

ü  Comercializações dos estandes

ü  Regulamento Geral do Centro de Eventos

ü  Manual do Expositor e Contrato

ü  Cronograma de Montagem, Realização e Desmontagem

ü  Visitação (convites e divulgação)

ü  Suporte aos expositores (credenciamento, carga & descarga de Materiais, segurança, limpeza, depósitos)

• Central de Inscrições

ü  Organização das fichas de inscrições

ü  Elaboração do material dos participantes

ü  Elaboração lista de participantes

ü  Elaboração dos certificados (evento e eventuais cursos paralelos)

ü  Informatizada.

• Elaboração correspondências:

ü  Padronização

ü  Objetividade

ü  Apresentação Gráfica

ü  Prazos para respostas

• Material dos Participantes

ü  Pasta

ü  Crachá

ü  Bloco de Anotações

ü  Caneta

ü  Formulário para perguntas

ü  Programa oficial

ü  Apostila ou Anais

ü  Certificado

ü  Formulário de Avaliação

ü  Convites para Eventos Sociais

ü  Outros.

• Providências Genéricas

ü  Brindes e Lembranças

ü  Recepção e Atendimento em Hotéis & Aeroportos

ü  Material de Secretaria

§  Consumo

§  Permanente

ü  Atendimento Médico de Emergência

ü  Serviços Públicos

§  Policiamento

§  Trânsito

§  Ônibus Especial

§  Material Turístico

ü  Maquinas e equipamentos para a Central de Inscrições

§  Telefones

§  Radios “Walk-Talk”

§  Copiadoras

§  Fax

§  Microcomputadores

§  Impressoras

§  Leitora de Código de Barras

ETAPAS DE UM EVENTO

Primeiro momento é o da concepção do evento. Precisamos conhecê-lo, coletar informações que, direta ou indiretamente, lhe digam respeito, criar intimidade e perceber todos os seus detalhes. Esta é a fase em que é traçado o perfil do evento. Com a elaboração deste perfil, você adquire subsídios para gerar o planejamento e o orçamento preliminar.

Segundo momento é o do planejamento, onde já se tem definido e determinado o evento. Cada um de seus tipos tem suas características e particularidades. A sua organização deve estar muito bem detalhada para que se tenha sucesso, e ao planejamento, será destinada especial atenção.

Itens que compõem o planejamento global:

Ø  Definição do local

- Infraestrutura existente da cidade e do Centro de Convenções, temos que avaliar se estão de acordo com as necessidades do evento.

- A visita é indispensável, para que se tenha a exata noção do ambiente, evitando surpresas desagradáveis.

-O acesso ao local: é de extrema importância na escolha da cidade avaliar os horários de voos se o evento for a nível nacional. Quanto ao Centro de Convenções o acesso ao mesmo deve ter toda a infraestrutura para chegada dos participantes tanto de fora da cidade como os locais.

Ø  Data do evento

A escolha da data para a realização de um evento é outro ponto de relevante importância. Você deve ter bom senso e observar o calendário nacional e internacional de eventos. Isto evita que agende em datas similares outros de mesma natureza, o que poderia provocar um esvaziamento do público. É desaconselhável marca-lo próximo à datas comemorativas e feriados. No período que antecede o Natal e se prolonga até o carnaval, também é inapropriado. Nesta época, as pessoas costumam voltar suas atenções e economias para estas festas. Observe também as características climáticas de cada região.

Ø  Programação

Consiste na distribuição, por datas e horários, de todas as atividades do evento, considerando-se não somente as relacionadas com o temário, mas também as sociais, turísticas, etc.

Ø  Temário;

É a determinação do título e tema do evento, bem como de todos os assuntos que serão abordados. O temário é definido pela Comissão Organizadora. Geralmente, o tema do evento é pelo qual o mesmo será conhecido, por isso a sua grande importância.

Ø  Determinação do público alvo;

Será definido mediante pesquisa ou informações da Comissão Organizadora. Outro ponto importante é a determinação do numero de participantes a ser alcançado.

Ø  Estratégia de divulgação e vendas;

Para organizar o evento, você tem que dividir as estratégias de venda em dois segmentos:

- A conquista de patrocinadores e parceiros para garantir a obtenção de recursos e

- A sedução dos participantes, por meio de estratégias de divulgação.

Ø  Planejamento econômico;

É a elaboração da Previsão Orçamentária, relação de todas as despesas e receitas prováveis do evento. A relação despesa x receita tem que apresentar saldo positivo. Caso contrário, os procedimentos têm que ser reformulados até que se obtenha este equilíbrio.

Ø  Apoio logístico;

É toda a infraestrutura que a cidade e o Centro de Convenções oferecem para  a realização do evento. Ex.: Restaurantes, comércio local, teatro, etc.

Ø  Seleção da equipe de trabalho e fornecedores;

Para a realização de um evento é necessária a contratação de pessoal qualificado para:

• Serviço de secretaria,
• Serviço de recepção,
• Serviços de tradução,
• Serviços de artes gráficas (material promocional),
• Serviços de fotografia, vídeo e som,
• Serviços de buffet,
• Serviços de decoração,
• Serviços de recursos audiovisuais,
• Serviços de locação, transporte,
• Serviços de computação gráfica, digitação e criação,
• Serviço de assessoria de imprensa
• Serviços de segurança.
• Entre outros.

Ø  Transporte e Hospedagem.

Definir uma Agencia de Turismo Oficial do evento que deverá oferecer os seguintes serviços:

- bloqueio em hotéis para acomodação dos participantes de acordo com suas preferências, bem como, apartamentos cortesias para serem ocupados por convidados ou equipe de trabalho;

- definição da Transportadora Aérea Oficial que conceda desconto especial na tarifa para os participantes do evento; e passagens aéreas cortesias para divulgação do evento.